Mempersiapkan Event yang dihadiri Pejabat Negara

Semarak perayaan kemerdekaan bulan ini terjadi hampir di seluruh penjuru Nusantara. Umumnya, perayaan semacam ini melibatkan Pejabat Negara. Bagi sebuah Event Organizer, menyelenggarakan acara dengan kehadiran Pejabat Negara adalah sebuah kehormatan besar. Tetapi jangan lupa, di sisi lain, ada banyak hal yang harus dipahami team Event Organizer untuk mendapatkan kehormatan tersebut.

Wajar saja, ketika sebuah Negara memiliki standar tertentu bagi para Pejabat Negara (PN) mereka dalam sebuah acara. Ada banyak faktor yang mendasari hal tersebut. Beberapa di antaranya adalah karena Pejabat Negara adalah simbol Negara, treatment bagi mereka juga merupakan refleksi penghormatan kita pada Negara. Selain itu, pentingnya tugas yang mereka emban, seringkali berhubungan erat dengan ancaman keselamatan yang harus mereka tanggung. Itu mengapa standar keamanannya pun juga sangat tinggi.

Mengundang salah satu, apalagi semua Pejabat Negara dalam sebuah acara, tidak bisa dilakukan sembarangan. Bahkan, ada peraturan yang khusus mengatur hal tersebut. Peraturannya dapat dilihat di dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1987 tentang Protokol, juga Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 1990 Tentang Ketentuan Keprotokolan Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan.

Ketahui dan pahami baik-baik peraturan-peraturan tersebut. Ada banyak hal yang diatur, tapi salah satu yang paling dasar yang harus dipahami adalah aturan posisi. Posisi paling depan harus diisi oleh Pejabat Negara dengan kedudukan tertinggi. Bila beberapa Pejabar Negara ditempatkan dalam satu baris sejajar, Pejabat Negara dengan kedudukan lebih tinggi harus berada di sisi sebelah kanan. Urutan kedudukan Pejabat Negara seperti tercantum dalam UU no.8 tahun 1987 adalah,

  1. Presiden
  2. Wakil Presiden
  3. Ketua Lembaga Tertinggi / Tinggi Negara
  4. Menteri Negara, Pejabat yang diberi kedudukan setingkat dengan Menteri Negara, Wakil Ketua Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Panglima Angkatan Bersenjata, Kepala Staf Angkatan dan Kepala Kepolisian Republik Indonesia
  5. Ketua Muda Mahkamah Agung, Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, termasuk Hakim Agung pada Mahkamah Agung
  6. Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen dan Pejabat Pemerintah tertentu

Jangan lupa pula aturan jadwal kedatangan. Pejabat Negara dengan kedudukan tertinggi harus diatur agar datang paling akhir sebelum acara dimulai. Kemudian ia akan meninggalkan tempat paling awal, sesaat setelah acara ditutup. Bila dalam acara tersebut terdapat sub acara jumpa pers, penyelenggara acara wajib memberikan materi pendahuluan kepada para wartawan. Acara ini juga harus dikawal dengan baik dan diatur agar alur dan jumlah pertanyaan dapat dijaga dengan durasi sesuai ketetapan yang telah disepakati.

Time schedule dalam acara seperti ini juga merupakan faktor yang sangat penting. Kepastian alur acara harus dijaga karena melibatkan pihak Protokol Pejabat. Karena itu, hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan konsultasi langsung dengan pihak Protokol. Jadwal sterilisasi tempat oleh pihak keamanan, jadwal kedatangan Pejabat Negara, jadwal kepulangan Pejabat Negara, rute Pejabat Negara, jumlah rombongan Pejabat Negara, dan bahkan back up plan jika ada hal yang tidak diinginkan terjadi harus dibahas sematang mungkin.

Setelah konsultasi awal, pihak Event Organizer dapat membuat jadwal kunjungan yang kemudian harus dikonsultasikan kembali hingga semua benar-benar fix dan disepakati semua pihak yang terkait. Dalam event seperti ini, bisa dikatakan tidak ada toleransi untuk sebuah kesalahan. Pastikan semua yang dibutuhkan telah tersedia sebelum acara benar-benar berlangsung. Pastikan semua alat berfungsi dengan baik dan semua orang tahu pasti perannya dalam event tersebut. Jika acara berjalan baik hingga Pejabat meninggalkan venue, barulah kehormatan tersebut layak kita rasakan.

 

HOPE organizer 2012

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *